Voorwaarden projecten
1. Toestemming tot aanvraag steun
De organisatie van een project mag een aanvraag indienen na toestemming en bezoek van de ‘kwartiermaker’ van Willen en Doen, in samenspraak met het bestuur van Stichting Willen en Doen ( hieronder weergegeven als WD, of bestuurWD). De aanvraag moet afkomstig zijn van een NGO (Non Governmental Organisation / Non Profit) uit Afrika (bij voorkeur Zuid Afrika) die hulp biedt aan kinderen, jeugdigen of volwassen die leiden ten gevolge van de AIDS-epidemie.
2. Project criteria
De aanvraag kan een verzoek om financiële steun betreffen voor concrete zaken als renovatie van een gebouw, oprichting van een weeshuis, aanschaf van landbouwmateriaal, etc, maar ook voor een maandelijkse bijdrage in de exploitatie kosten van het project. De exploitatiekosten kunnen bijvoorbeeld bestaan uit kosten van levensonderhoud, medicijnen, huren of salarissen. Voor zover er sprake is van salarissen moet het gaan om een salaris op basisniveau, waarbij WD er de voorkeur aan geeft dat de functies worden vervuld door lokale personen, omdat dat een positieve invloed heeft op de gemeenschap. Tevens moedigt WD het project aan activiteiten te ontwikkelen waardoor het project (deels) zelfredzaam en minder afhankelijk van donaties kan worden. WD wil mogelijkheden hiertoe samen met de lokale organisatie onderzoeken.
3. Aard van de aanvraag
De aanvraag moet een goed projectplan bevatten, waarin de huidige situatie wordt beschreven en de verbeteringen worden vermeld. Indien mogelijk moeten alternatieven naast elkaar worden gelegd en moet het plan worden opgedeeld in deelprojecten, waarbij aangegeven wordt in hoeverre deze deelprojecten onafhankelijk van elkaar uitgevoerd kunnen worden.
Het plan moet vergezeld gaan van:
A. Een gedetailleerde begroting.
B. Een tijdsplanning waarbinnen het project gerealiseerd kan worden / moet worden.
C. Een financieel jaarverslag.
D. Relevante bijlagen, zoals vergunningen / eigendomsrecht.
4. Besluitvorming
De binnengekomen aanvraag zal door onze kwartiermaker (op dit moment is dat Wil Groot of Martin Lont) worden getoetst aan zijn eigen ervaring ter plekke. Ook bestuurWD zal de aanvraag zo snel mogelijk controleren op volledigheid en indien nodig aanvullende informatie opvragen. Indien alle informatie ontvangen is zal het bestuurWD zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 4 weken na aanvraag van de oorspronkelijke aanvraag een besluit nemen over steun aan het project.
5. Uitbetaling
Als het besluit tot steun genomen is, zal worden besloten hoe de betaling zal plaatsvinden. Het volledige bedrag kan in een keer of in delen (per deelproject) uitgekeerd worden uit de reserves van WD, aan de hand van de tijdsplanning. Het kan ook zijn dat er eerst acties op touw gezet, of fondsen aangeschreven moeten worden om het benodigde bedrag bij elkaar te krijgen. Indien het moeilijk lijkt om het benodigde budget bij elkaar te krijgen, zal de lokale organisatie hiervan op de hoogte gesteld worden, zodat ze in staat gesteld wordt aanvullende bronnen aan te spreken.
6. Verslaggeving bestede gelden
De lokale organisatie dient ervoor te zorgen dat de gelden uitsluitend aan de afgesproken projectdoelen besteed worden. In geval van onvoorziene omstandigheden dienen Wil Groot en bestuurWD hiervan op de hoogte gesteld worden. De organisatie levert zo spoedig mogelijk een uitgebreide beschrijvende en financiële rapportage van het bestede geld.